Kewajiban implementasi Rekam Medis Elektronik (RME) berdasarkan PMK No. 24 Tahun 2022 membawa perubahan besar bagi industri kesehatan di Indonesia. Banyak klinik yang telah bertahun-tahun menggunakan rekam medis kertas kini harus beradaptasi dengan sistem digital. Meski terasa menantang, migrasi ke RME sangat mungkin dilakukan dengan perencanaan yang tepat. Langkah ini tidak hanya untuk memenuhi regulasi, tetapi juga meningkatkan efisiensi, kualitas layanan, keamanan data, serta mempersiapkan klinik agar terhubung dengan ekosistem kesehatan nasional.
Berikut panduan sistematis untuk membantu klinik melakukan migrasi dari kertas ke RME.
Tahap 1: Perencanaan dan Penilaian Kesiapan
Perencanaan matang adalah fondasi keberhasilan migrasi.
Identifikasi kebutuhan fasilitas kesehatan dengan mengevaluasi masalah sistem manual seperti antrean, berkas hilang, atau kesulitan laporan. Ini membantu menentukan fitur prioritas dalam RME.
Bentuk tim transisi atau tunjuk Project Manager untuk mengawasi proses migrasi dan libatkan perwakilan dari pendaftaran, perawat, dokter, dan kasir.
Audit infrastruktur IT: pastikan internet stabil, perangkat memadai, dan catat peningkatan yang diperlukan.
Tentukan anggaran untuk software RME, peningkatan hardware, pelatihan staf, serta biaya integrasi jika dibutuhkan.
Tahap 2: Memilih Vendor Aplikasi Klinik
Pemilihan vendor menentukan kelancaran migrasi jangka panjang.
Kelengkapan fitur: pastikan aplikasi memiliki modul RME terintegrasi dengan pendaftaran, farmasi, kasir, dan pelaporan.
Kemudahan penggunaan: antarmuka yang intuitif mempermudah staf beradaptasi.
Integrasi Satu Sehat: vendor harus terdaftar sebagai mitra resmi Kemenkes dan siap menghubungkan sistem dengan Satu Sehat.
Dukungan teknis: wajib memiliki support yang responsif, terutama saat jam pelayanan.
Keamanan data: pastikan sistem memakai enkripsi, server yang aman, serta mekanisme backup.
Tahap 3: Persiapan Data dan Proses Migrasi
Tahap ini menekankan bagaimana menangani rekam medis kertas yang sudah ada.
Metode cut-off: klinik menentukan tanggal resmi penggunaan RME. Mulai tanggal tersebut semua pasien menggunakan RME. Pasien lama dibuatkan file baru saat berkunjung, dan riwayat penting diinput dokter pada kunjungan pertama.
Migrasi penuh: scanning semua rekam medis kertas, namun metode ini mahal dan hasil scan tidak terstruktur.
Migrasi bertahap: memindahkan data pasien yang aktif dalam 1–2 tahun terakhir. Ini lebih ringan dan realistis.
Tahap 4: Pelatihan Staf
Sistem tidak akan berjalan optimal tanpa pelatihan.
Pelatihan wajib dilakukan di luar jam pelayanan agar staf dapat fokus.
Pelatihan berdasarkan peran: pendaftaran belajar modul front office, perawat dan dokter modul poliklinik/RME, farmasi modul obat, kasir modul billing.
Penunjukan key user: pilih 1–2 staf yang cepat memahami teknologi untuk menjadi tempat bertanya pertama.
Sediakan SOP ringkas agar staf mudah mempelajari langkah-langkah penggunaan.
Tahap 5: Go-Live dan Pendampingan
Hari pertama penggunaan RME biasanya penuh adaptasi.
Informasikan kepada pasien bahwa klinik sedang dalam masa transisi agar mereka memahami jika terjadi keterlambatan.
Minta vendor standby selama 1–2 minggu pertama untuk membantu staf yang menemukan kendala.
Sistem paralel dapat digunakan sementara, namun melelahkan karena membutuhkan input ganda.
Tahap 6: Evaluasi dan Optimalisasi
Setelah 1–3 bulan, lakukan evaluasi penggunaan RME. Kumpulkan masukan dari seluruh staf, identifikasi kendala, dan diskusikan dengan vendor agar workflow bisa disesuaikan. Optimalisasi ini penting untuk memastikan sistem bekerja sesuai kebutuhan klinik.
Kesimpulan
Migrasi dari rekam medis kertas ke RME adalah proses transformasi yang membutuhkan komitmen dan penyesuaian. Meski awalnya terasa sulit, manfaat jangka panjangnya sangat signifikan: pelayanan lebih cepat, data lebih aman dan akurat, tidak ada lagi berkas hilang, pelaporan lebih mudah, serta kepatuhan terhadap PMK No. 24 Tahun 2022. Dengan perencanaan matang, pelatihan yang tepat, serta dukungan vendor yang kompeten, migrasi RME menjadi langkah besar menuju peningkatan kualitas layanan kesehatan dan kesiapan integrasi dengan Satu Sehat.
